Tulostin tuntuu pieneltä hankinnalta, kunnes laskutus pysähtyy, asiakirja jää tulostusjonoon tai työntekijä käyttää aamupäivänsä ajuriongelmaa selvittäen. Siksi kysymykseen miten valita tulostin pienyritykselle kannattaa vastata käyttötarpeen, kokonaiskustannusten ja ylläpidon kautta – ei pelkän laitteen ostohinnan perusteella.

Pienyrityksen tulostin on osa työympäristöä siinä missä tietokoneet, verkkoyhteys ja pilvipalvelut. Sen pitää toimia luotettavasti, olla turvallinen käyttää ja sopia yrityksen todelliseen arkeen. Oikea ratkaisu voi olla pieni mustavalkolasertulostin, monitoimilaite tai hallittu tulostusympäristö. Ratkaisevaa ei ole laitetyyppi itsessään, vaan se, mitä yrityksessä tulostetaan, kuka tulostaa ja kuinka paljon tulostamisen keskeytyminen maksaa työaikaa.

Miten valita tulostin pienyritykselle käyttötarpeen mukaan

Aloita muutamasta käytännön kysymyksestä. Kuinka monta sivua yrityksessä tulostetaan kuukaudessa? Tulostetaanko pääasiassa sopimuksia, laskuja ja työohjeita vai myös värillisiä esitteitä, kuvia ja asiakasmateriaaleja? Tarvitaanko skannausta sähköpostiin tai pilvipalveluun, kaksipuolista tulostusta ja usean paperikoon käsittelyä?

Pienen toimiston satunnaiseen asiakirjatulostukseen voi riittää kompakti mustavalkolasertulostin. Se on yleensä nopea, värikasetteja edullisempi käyttää ja helppo sijoittaa lähelle työpistettä. Jos tulostusmäärät kasvavat, useampi työntekijä käyttää samaa laitetta tai asiakirjoja pitää myös skannata, monitoimilaite on usein järkevämpi valinta. Samassa laitteessa ovat tulostus, kopiointi ja skannaus, jolloin työpöydälle ei kerry erillisiä laitteita eikä ylläpidettäviä yhteyksiä.

Väritulostinta ei kannata hankkia varmuuden vuoksi. Se on perusteltu, jos väri välittää olennaista tietoa esimerkiksi suunnitelmissa, tarjousmateriaaleissa, myyntiesityksissä tai koulutusohjeissa. Jos väriä tarvitaan vain muutaman kerran vuodessa, voi olla kustannustehokkaampaa tilata kyseiset materiaalit erikseen kuin ylläpitää värilaitetta jatkuvasti.

Lasertulostin vai mustesuihkutulostin?

Yrityskäytössä laserlaite on tavallisesti turvallinen perusvalinta asiakirjoille. Se on nopea, sietää usein satunnaistakin käyttöä hyvin ja tuottaa terävää tekstiä. Mustesuihkutulostin voi olla hyvä vaihtoehto, jos tarvitaan paljon laadukkaita väritulosteita tai valokuvatasoista jälkeä. Sen kanssa on kuitenkin huomioitava musteen kuivumisen riski, jos käyttö on vähäistä.

Valinta ei siis ole absoluuttinen. Aktiivisesti värimateriaaleja tuottava pieni toimisto voi hyötyä mustesuihkutekniikasta. Laskutukseen, sopimuksiin ja päivittäisiin toimistopapereihin painottuvassa käytössä lasertekniikka on useimmiten ennakoitavampi.

Katso hankintahintaa pidemmälle

Edullinen tulostin voi muuttua kalliiksi nopeasti, jos värikasetit ovat hintavia, niiden riittoisuus on pieni tai laite vaatii jatkuvaa käyttäjän huomiota. Tulostimen todellinen kustannus muodostuu laitteen hinnan lisäksi tarvikkeista, paperista, sähköstä, huollosta, käyttökatkoista ja henkilöstön käyttämästä ajasta.

Pyydä hankintaa arvioitaessa tieto sivukohtaisesta kustannuksesta. Mustavalko- ja väritulosteen hinta kannattaa laskea erikseen. Tarkista myös, mikä on laitteen suositeltu kuukausittainen tulostusmäärä. Valmistajan ilmoittama maksimikapasiteetti kertoo, mitä laite kestää hetkellisesti, mutta suositeltu käyttömäärä kertoo paremmin, onko laite tehty yrityksesi rytmiin.

Paperikasettien koko vaikuttaa yllättävän paljon arkeen. Jos 20 henkilön toimistossa laitteeseen mahtuu vain pieni määrä paperia, joku täyttää kasettia jatkuvasti. Jos taas tulostetaan enimmäkseen yksittäisiä asiakirjoja, suuri tuotantotason laite vie tilaa ja rahaa ilman todellista hyötyä. Myös automaattinen kaksipuolinen tulostus maksaa itsensä usein takaisin paperinsäästönä ja vähentää mapitettavaa aineistoa.

Verkko, käyttäjät ja tietoturva on suunniteltava

Tulostin on verkkolaite. Se käsittelee usein henkilötietoja, sopimuksia, taloustietoja ja muita luottamuksellisia asiakirjoja. Pelkkä laitteen kytkeminen lähiverkkoon tai langattomaan verkkoon ei vielä tarkoita, että käyttö olisi hallittua.

Pienessäkin yrityksessä kannattaa selvittää, miten tulostin liitetään verkkoon, kuka voi tulostaa ja miten laitteen ohjelmistopäivitykset hoidetaan. Erityisesti langattomassa käytössä on varmistettava vahva salaus ja erilliset käyttäjätunnukset. Avoin tai vanhentuneilla asetuksilla toimiva tulostin voi muodostaa tarpeettoman riskin yritysverkolle.

Jos asiakirjoissa on arkaluonteista tietoa, hyödyllinen ominaisuus on suojattu tulostus. Tällöin työ lähetetään tulostimelle, mutta paperi tulostuu vasta, kun käyttäjä tunnistautuu laitteella PIN-koodilla, kortilla tai muulla sovitulla tavalla. Näin palkkatiedot, potilasasiakirjat, henkilöstöasiat tai tarjousmateriaalit eivät jää noutamatta yhteiseen tulostuslokeroon.

Skannauksen osalta kannattaa päättää, mihin tiedostot ohjataan. Sähköpostiin skannaus voi olla kätevä, mutta se ei aina ole paras ratkaisu tietosuojan tai dokumentinhallinnan kannalta. Monessa yrityksessä järkevämpi käytäntö on ohjata asiakirjat hallittuun verkkokansioon tai sovittuun pilvipalveluun. Asetukset tehdään kerran oikein, jolloin työntekijöiden ei tarvitse arvailla vastaanottajaosoitteita tai tiedostomuotoja jokaisella skannauskerralla.

Arvioi käytettävyyttä tavallisena työpäivänä

Hyvä tulostin ei vaadi erikoisosaamista. Kosketusnäytön, skannausvalintojen ja paperikasettien on oltava selkeitä myös henkilölle, joka käyttää laitetta vain silloin tällöin. Käyttöohjeiden pitäisi olla helposti saatavilla, mutta vielä parempi on, ettei niitä tarvita jokaisessa perustilanteessa.

Testaa tai selvitä etukäteen erityisesti neljä asiaa: tulostusnopeus ensimmäisestä sivusta alkaen, skannauksen helppous, mobiilitulostuksen toimivuus ja laitteen melutaso. Hidas käynnistyminen ei välttämättä haittaa, jos tulosteita otetaan muutama päivässä. Vastaanoton, myymälän tai kiireisen toimiston yhteiskäyttölaitteessa odottelu näkyy kuitenkin nopeasti asiakaspalvelussa ja työn sujuvuudessa.

Mobiilitulostus on hyödyllinen esimerkiksi liikkuvassa työssä, mutta sitä ei pidä ottaa käyttöön vain siksi, että ominaisuus löytyy laitteesta. Yrityksen kannattaa määritellä, saako omilta puhelimilta tulostaa, miten vierailijoiden käyttö järjestetään ja mitä tietoja tulostuspalveluun välittyy. Käytännöllisyys ja tietoturva pitää sovittaa yhteen.

Huolto ratkaisee, kun laite ei toimi

Tulostinvalinnassa kannattaa kysyä jo ennen ostoa, mitä tapahtuu vikatilanteessa. Saako käyttäjä apua etänä? Onko saatavilla paikallinen huolto? Kuinka nopeasti varaosa, uusi värikasetti tai sijaislaite järjestyy? Yritykselle laitevika ei ole vain tekninen häiriö, vaan mahdollinen viive laskutuksessa, toimituksissa ja asiakaspalvelussa.

Huoltosopimus tai hallittu tulostuspalvelu on perusteltu etenkin silloin, kun laite on liiketoiminnan kannalta keskeinen tai henkilöstöllä ei ole omaa IT-osaajaa. Tällöin ylläpitoon voidaan sisällyttää tarvikkeiden seuranta, ohjelmistopäivitykset, etätuki ja tarvittaessa paikan päällä tehtävä korjaus. Kustannukset ovat ennakoitavampia, ja vastuu ei jää satunnaisesti jonkun työntekijän harteille.

Karjalan Datahuollon kaltaisessa paikallisessa palvelumallissa tulostin voidaan toimittaa, asentaa verkkoon, määrittää käyttäjille ja ottaa mukaan samaan ylläpidon kokonaisuuteen muiden IT-laitteiden kanssa. Yksi yhteyshenkilö helpottaa arkea erityisesti silloin, kun ongelma voi liittyä yhtä hyvin tulostimeen, verkkoon kuin käyttäjän tietokoneeseenkin.

Tee valinta, joka kestää yrityksen kasvun

Tulostinta ei tarvitse ylimitoittaa, mutta aivan pienin kuluttajalaite harvoin palvelee kasvavaa yritystä pitkään. Mieti seuraavan 12-24 kuukauden tarpeita: lisääntyykö henkilöstö, tarvitaanko uusia toimipisteitä, tuleeko sähköisestä arkistoinnista osa arkea tai kasvaako asiakirjojen määrä sesonkien mukana?

Joustava ratkaisu syntyy siitä, että laite vastaa tämänhetkiseen käyttöön, mutta asetukset, verkkoyhteydet ja palvelumalli eivät estä laajentamista. Kun tulostus, skannaus ja käyttäjähallinta tehdään alusta asti hallitusti, yritys välttyy monelta pieneltä mutta toistuvalta häiriöltä.

Paras tulostin ei ole välttämättä teknisiltä ominaisuuksiltaan näyttävin. Se on laite, joka tuottaa tarvittavat asiakirjat oikeaan aikaan, suojaa tiedot, sopii yrityksen kustannusrakenteeseen ja jonka kanssa apu on saatavilla yhdellä yhteydenotolla.